|
автоматизація офіса Автоматизований
офіс привабливий для менеджерів усіх рівнів управління у фірмі не
тільки тому, що підтримує внутрішньофірмову зв'язок персоналу, але також
тому, що існадає їм нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.
Інформаційна
технологія автоматизованого офісу - організація та підтримка
комунікаційних процесів як всередині організації, так і з зовнішнім
середовищем на базі комп'ютерних мереж та інших сучасних засобів
передачі і роботи з інформацією.
Офісні
автоматизовані технології використовуються управлінцями, спеціалістами,
секретарями і конторськими службовцями, особливо вони привабливі для
групового вирішення проблем. Вони
дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських
працівників і дають їм можливість справлятися зі зростаючим обсягом
робіт. Однак ця перевага є другорядним у порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу як інструмент для вирішення проблем. Поліпшення
прийнятих менеджерами рішень в результаті їх більш досконалої
комунікації здатне забезпечити економічне зростання фірми.
В
даний час відомо кілька десятків програмних продуктів для комп'ютерів і
некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію
автоматизації офісу; текстовий процесор, табличний процесор, електронна
пошта, електронний календар, аудіопочта, комп'ютерні та телеконференції,
відеотекст, зберігання зображень, а також спеціалізовані програми
управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д.
Також
широко використовуються некомп'ютерні засоби: аудіо-та
відеоконференції, факсимільний зв'язок, ксерокс та інші засоби
оргтехніки.
Основні компоненти
База даних. Обов'язковим компонентом будь-якої технології є база даних. В
автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу
системі фірми так само, як в технології обробки даних на операційному
рівні. Інформація в базу даних може також надходити із зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних.
Приклад 3.27. У
базі даних збираються відомості про щоденні продажі, передані торговими
агентами фірми на головний комп'ютер, або відомості про щотижневі
поставки сировини.Текстовий процесор. Це вид прикладного програмного забезпечення, призначений для створення і редагування текстових документів. Він
дозволяє додавати або видаляти слова, переміщати пропозиції і абзаци,
встановлювати формат, маніпулювати елементами тексту і режимами і т.д. Коли
документ готовий, працівник переписує його в зовнішню пам'ять, а потім
роздруковує і при необхідності передає з комп'ютерної мережі. Таким чином, у розпорядженні менеджера є ефективний вид письмової комунікації. Регулярне
отримання підготовлених за допомогою текстового процесора листів і
доповідей дає можливість менеджеру постійно оцінювати ситуацію на фірмі.
Електронна пошта. Електронна
пошта (E-mail), грунтуючись на мережевому використанні комп'ютерів, дає
можливість користувачу одержувати, зберігати і відправляти повідомлення
своїм партнерам по мережі. Тут має місце тільки односпрямована зв'язок. Це
обмеження, на думку багатьох дослідників, не є надто важливим, оскільки
в п'ятдесяти випадках із ста службові переговори по телефону мають на
меті лише отримання інформації. Для
забезпечення двостороннього зв'язку доведеться багаторазово надсилати і
приймати повідомлення по електронній пошті або скористатися іншим
способом комунікації.
Електронна пошта може надавати користувачеві різні можливості залежно від використовуваного програмного забезпечення. Щоб
посилається повідомлення стало доступне всім користувачам електронної
пошти, його слід помістити на комп'ютерну дошки оголошень, при бажанні
можна вказати, що це приватна кореспонденція. Ви також можете надіслати виліт з повідомленням про його отримання адресатом.
Коли фірма вирішує впровадити у себе електронну пошту, у неї є дві можливості. Перша
- купити власне технічне і програмне забезпечення та створити власну
локальну мережу комп'ютерів, що реалізує функцію електронної пошти. Друга
можливість пов'язана з купівлею послуги використання електронної пошти,
яка надається спеціалізованими організаціями зв'язку за періодично
вноситься плату.
Аудіопочта. Це пошта для передачі повідомлень голосом. Вона
нагадує електронну пошту, за винятком того, що замість набору
повідомлення на клавіатурі комп'ютера ви передаєте його через телефон. Також по телефону ви отримуєте надіслані повідомлення. Система
включає в себе спеціальний пристрій для перетворення аудиосигналов в
цифровий код і назад, а також комп'ютер для зберігання аудіоповідомлень в
цифровій формі. Аудіопочта також реалізується в мережі.
Пошта для передачі аудіоповідомлень може успішно використовуватися для групового вирішення проблем. Для цього надсилає повідомлення повинен додатково вказати список осіб, яким дане повідомлення призначено. Система буде періодично обдзвонювати всіх зазначених співробітників для передачі їм повідомлення.
Головною
перевагою аудіопочти в порівнянні з електронною є те, що вона простіше ≈
при її використанні не потрібно вводити дані з клавіатури.
Табличний процесор. Він
так само, як і текстовий процесор, є базовою складовою інформаційної
культури будь-якого співробітника та автоматизованої офісної технології.
Без знання основ технології роботи в ньому неможливо повноцінно використовувати персональний комп'ютер у своїй діяльності. Функції
сучасних програмних середовищ табличних процесорів дозволяють
виконувати численні операції над даними, представленими в табличній
формі. Об'єднуючи ці операції за загальними ознаками, можна виділити найбільш численні і вживані групи технологічних операцій:
введення даних як з клавіатури, так і з баз даних;
обробка
даних (сортування, автоматичне формування підсумків, копіювання і
перенесення даних, різні групи операцій по обчисленнях, агрегування
даних і т.д.);
вивід інформації у друкованому вигляді, у вигляді імпортованих файлів в інші системи, безпосередньо в базу даних;
якісне оформлення табличних форм представлення даних;
багатопланове і якісне оформлення даних у вигляді діаграм і графіків;
проведення інженерних, фінансових, статистичних розрахунків;
проведення математичного моделювання та ряд інших допоміжних операцій.
Будь сучасне середовище табличного процесора має засоби пересилання даних по мережі.
Електронний календар. Він
надає ще одну можливість використовувати мережевий варіант комп'ютера
для зберігання і маніпулювання робочим розкладом управлінців та інших
працівників організації. Менеджер
(або його секретар) встановлює дату і час зустрічі або іншого заходу,
переглядає вийшло розклад, вносить зміни за допомогою клавіатури. Технічне та програмне забезпечення електронного календаря повністю відповідає аналогічним компонентам електронної пошти. Більше того, програмне забезпечення календаря часто є складовою частиною програмного забезпечення електронної пошти.
Система додатково дає можливість отримати доступ також і до календарів інших менеджерів. Вона може автоматично погоджувати час зустрічі з їх власними розкладами.
Використання
електронного календаря виявляється особливо ефективним для менеджерів
вищих рівнів управління, робочі дні яких розписані надовго вперед.
Комп'ютерні
конференції і телеконференции.Компьютерные конференції використовують
комп'ютерні мережі для обміну інформацією між учасниками групи,
вирішальною певну проблему. Природно, коло осіб, які мають доступ до цієї технології, обмежений. Кількість учасників комп'ютерної конференції може бути в багато разів більше, ніж аудіо-та відеоконференцій.
У літературі часто можна зустріти термін телеконференція. Телеконференція включає в себе три типи конференцій: аудіо, відео і комп'ютерну.
Відеотекст. Він заснований на використанні комп'ютера для отримання відображення текстових і графічних даних на екрані монітора. Для осіб, які приймають рішення, є три можливості отримання інформації у формі відеотексту:
створити файли відеотексту на своїх власних комп'ютерах;
укласти договір зі спеціалізованою компанією на отримання доступу до розробленим нею файлів відеотексту. Такі
файли, спеціально призначені для продажу, можуть зберігатися на
серверах компанії, що здійснює подібні послуги, або поставлятися клієнту
на магнітних або оптичних дисках;
укласти договори з іншими компаніями на отримання доступу до їх файлів відео тексту.
Обмін
каталогами і цінниками (прайс-листами) своєї продукції між компаніями у
формі відеотексту набуває зараз все більшу популярність. Що
ж стосується компаній, що спеціалізуються на продажу відеотексту, то їх
послуги починають конкурувати з такою друкарською продукцією, як газети
і журнали. Так,
у багатьох країнах зараз можна замовити газету або журнал у формі
відеотексту, не кажучи вже про поточні зведеннях біржової інформації.
Зберігання зображень. У будь-якій фірмі необхідно тривалий час зберігати велику кількість документів. Їх кількість може бути така велика, що зберігання навіть у формі файлів викликає серйозні проблеми. Тому виникла ідея зберігати не сам документ, а його образ (зображення), причому зберігати в цифровій формі.
Зберігання
зображень (imaging) є перспективною офісної технологією і грунтується
на використанні спеціального пристрою - оптичного розпізнавання образів,
що дозволяє перетворювати зображення документа або фільму в цифровий
вигляд для подальшого зберігання в зовнішній пам'яті комп'ютера. Збережене в цифровому форматі зображенні може бути в будь-який момент виведено в його реальному вигляді на екран або принтер. Для зберігання зображень використовуються оптичні диски, що володіють величезними ємностями. Так, на п'ятидюймовий оптичний диск можна записати близько 200 тис. сторінок.
Слід нагадати, що ідея зберігання зображень не нова і реалізовувалася раніше на основі мікрофільмів і мікрофіш. Створенню даної технології сприяла поява нового технічного рішення - оптичного диска в комбінації з цифровим записом зображення.
Аудіоконференції. Вони використовують аудіозв'язок для підтримки комунікацій між територіально віддаленими працівниками або підрозділами фірми. Найбільш
простим технічним засобом реалізації аудіоконференцій є телефонний
зв'язок, оснащена додатковими пристроями, що дають можливість участі в
розмові більш ніж двом учасникам. Створення
аудіоконференцій не вимагає наявності комп'ютера, а лише передбачає
використання двосторонньої аудіозв'язку між її учасниками.
Використання аудіоконференцій полегшує прийняття рішень, воно дешево і зручно. Ефективність аудіоконференцій підвищується при виконанні наступних умов:
працівник, організуючий аудіоконференцій, повинен заздалегідь забезпечити можливість участі в ній всіх зацікавлених осіб;
кількість
учасників конференції не повинно бути занадто великим (звичайно не
більше шести), щоб утримати дискусію в рамках обговорюваної проблеми;
програма конференції повинна бути повідомлена її учасникам завчасно, наприклад, з використанням факсимільного зв'язку;
перед тим як почати говорити, кожен учасник повинен представлятися;
повинні бути організовані запис конференції та її зберігання;
запис конференції має бути роздрукована і відправлена всім її учасникам.
Відеоконференції. Вони призначені для тих же цілей, що і аудіоконференції, із застосуванням відеоапаратури. Їх проведення також не вимагає комп'ютера. В
процесі відеоконференції її учасники, віддалені один від одного на
значну відстань, можуть бачити на телевізійному екрані себе та інших
учасників. Одночасно з телевізійним зображенням передається звуковий супровід. Хоча
відеоконференції дозволяють скоротити транспортні та витрати на
відрядження, більшість фірм застосовує їх не тільки з цієї причини. Ці
фірми бачать в них можливість залучити до вирішення проблем максимальну
кількість менеджерів та інших працівників, територіально віддалених від
головного офісу.
Найбільш популярні три конфігурації побудови відеоконференцій:
одностороння відео-і аудіозв'язок. Тут відео-та аудіосигнали йдуть тільки в одному напрямку, наприклад від керівника проекту до виконавців;
одностороння відео-і двостороння аудіозв'язок. Двостороння
аудіозв'язок дає можливість учасникам конференції, які приймають
відеозображення, обмінюватися датися аудіоінформацією з передавальним
відеосигнал учасником;
двостороння відео-і аудіозв'язок. У
цьому найбільш дорогий конфігурації використовуються двостороння
відео-і аудіозв'язок між усіма учасниками конференції, зазвичай мають
один і той самий статус.
Факсимільний зв'язок. Цей
зв'язок заснована на використанні факс-апарата, здатного читати
документ на одному кінці комунікаційного каналу і відтворювати його
зображення на іншому.
Факсимільний
зв'язок вносить свій внесок у прийняття рішень за рахунок швидкої і
легкої розсилки документів учасникам групи, що вирішує певну проблему,
незалежно від їх географічного положення.
Можуть
щодня по електронній пошті надходити з біржі відомості про курс валют
або котируваннях цінних паперів, у тому числі і акцій цієї фірми, які
щодня коригуються у відповідному масиві бази даних.
Інформація
з бази даних надходить на вхід комп'ютерних програм (програм), таких,
як текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, комп'ютерні
конференції та ін Будь-яке комп'ютерна програма автоматизованого офісу
забезпечує працівникам зв'язок один з одним і з іншими фірмами.
Отримана
з баз даних інформація може бути використана і в некомп'ютерних
технічних засобах для передачі, тиражування, зберігання.
|
|
|